Muitas vezes a comunicação assertiva entre o funcionário e o líder torna-se complexa, o que provoca: retrocessos, mal-entendidos e perda de eficiência. Para evitar transtornos no local de trabalho, a comunicação deve ser clara, concisa e eficaz.
“As empresas falham 50% devido à má comunicação, isto porque é comunicado na hora errada, não se comunica nada ou o que se reporta não é relevante”. -Americaeconomia.com
Problemas de comunicação são comuns nas organizações e a situação se torna ainda mais complexa quando se trata de um chefe.
É importante observar que uma boa comunicação depende tanto do interlocutor quanto do receptor. Portanto, os envolvidos devem garantir a compreensão da mensagem.
Veja um exemplo no trabalho:
Jairo pede a Diana enviar determinados documentos para uma organização, ela afirma que esses documentos são endereçados ao Diretor de Gestão de Pessoas, já que a documentação é sempre enviada a esse remetente. Uma semana se passa, e eles ligam para Jairo dizendo que a documentação nunca chegou. Ele presume que a papelada não foi enviada, pede desculpas, e procura fazer com que as informações sejam recebidas o mais rápido possível. Ele imediatamente se comunica com Diana e chama a atenção dela, porém ela garante que: a documentação foi sim enviada, quando ele pergunta quem a recebeu, ela percebe que foi enviada para outra área da Organização.
Ele pergunta a ela – Por que você não descobriu para quem era o pacote? Diana respondeu: – Por que você não me informou?
Então, quem é o responsável pela falha no exemplo acima? Na comunicação, o interlocutor e o receptor devem garantir uma comunicação eficaz. Portanto, a resposta é que tanto Diana quanto Nicolás são responsáveis pelo problema.
Isso acontece no dia a dia das organizações, aliás, grande parte das empresas que nos procuram para um trabalho de consultoria tem esse problema. A seguir, a Qualylife dá conselhos práticos para ter uma melhor comunicação com o chefe.
De acordo com a revista Forbes: “Problemas derivados de má comunicação interna em uma empresa podem levar a perdas de até 15% nas vendas.”
Dicas para ter uma comunicação assertiva com seu chefe
Ouça atentamente:
essa habilidade é essencial para compreender a outra pessoa; concentre-se no que o interlocutor está falando, é importante prestar atenção, observar a linguagem corporal, deixar a pessoa terminar de falar e evitar distrações como o celular, pois é desrespeitoso e isso faz com que você não se concentre em ouvir.
- Mostre confiança – algumas pessoas acham difícil se comunicar com seu chefe. No entanto, isso não deve ser uma limitação. A linguagem verbal e não verbal se comunicam entre si, por isso o uso correto da linguagem corporal, palavras e tom de voz é essencial. Evite falar agressivamente, se ficar chateado, reserve um tempo para conversar com seu chefe. Uma maneira de ganhar confiança é preparar com antecedência o que você deseja comunicar, incluindo respostas a quaisquer perguntas que possam surgir após a emissão da mensagem.
- Use as palavras certas: você pode dizer a mesma coisa, mas as palavras determinarão a percepção do receptor. Alguns exemplos são:
- “Está faltando isso”, ao invés disso, use. Uma oportunidade de melhoria é…
- “Faça assim”, ao invés disso, use. Sugiro, que você faça dessa maneira
- “Eu não posso, com que tempo?”, Ao invés disso, use. No momento, estou em outra atividade, a que devo dar prioridade?
- “se acalme”, ao invés disso, ouça, deixe-o desabafar e então ofereça a soluções válidas.
Evite suposições, valide: quando surgir uma dúvida, esclareça-a, da mesma forma, seja sincero quando não tiver conhecimento de algo, não saber algo não pode gerar vergonha, mas em muitos casos não ser honesto desde o início sobre o desconhecimento de algo faz com que as coisas se atrasem, ou você não tenha plena compreensão da missão que lhe foi confiada.
Saiba o momento e o canal certo para falar com seu chefe:
O momento e o local são essenciais para passar uma mensagem adequada, e reforçar a informação por meio de diversos canais, ajuda a entendê-la. Os e-mails, em muitas ocasiões, podem passar despercebidos, por isso é importante reforçar as mensagens através do contato verbal, confirmando o recebimento das informações, ou até mesmo uma mensagem através do WhatsApp, desde que seja aplicável e de acordo com o objetivo do que se deseja comunicar.
Tenha provas escritas, quando necessário: é comum que as pessoas às vezes se esqueçam de acordos, reuniões ou temas que já foram discutidos, e mais ainda quando o perfil da pessoa com quem falo tem muitas responsabilidades, ou atividades, neste caso é melhor enviar um e-mail ou WhatsApp para confirmar o que foi discutido verbalmente.
Aplique os procedimentos tendo em conta os quatro acordos de Miguel Ruiz, com certeza irão te ajudar a ter um melhor relacionamento com o seu chefe e até mesmo entre colegas o que é aplicável não só no local de trabalho, mas também pessoalmente, para isso deve seguir estes passos.
- Seja cuidadoso com suas palavras
- Não leve nada para o lado pessoal.
- Não faça suposições.
- Sempre faça tudo da melhor maneira possível.
As organizações são compostas de pessoas e não de máquinas, portanto, cometer erros é aceitável. Se tiver algum problema, pedir desculpas será o suficiente.
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Elaborado por: María Alejandra Parra Santana, Coordenadora de Comunicação e Marketing da Qualylife.
Fontes: Os quatro acordos, Miguel Ruiz